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想做好一場簡報,事前準備工作絕不可少,務必先確認以下3個要素:目的、對象、時間。上台前多花點時間思考「自己要什麼」與「對方要什麼」,才能提升簡報內容一語中的機率。

仔細觀察,有些簡報之所以做得很差勁,往往不是因為簡報者的口才不好,或是提供的資料不夠豐富,而是簡報者事前並沒有認真思考過簡報的對象與目的,只是單純地把手邊資料丟出來,導致「簡報內容不符聽眾需求」。

 

日本簡報諮詢顧問天野暢子在著作《不必說話就贏的簡報術》中提及,想做好一場簡報,事前務必先確認以下3個要素:目的、對象、時間。

 

目的確認:

從期望結果出發,決定簡報內容

天野暢子指出,簡報目的就是「為對方說明自己所擁有的事物,促使對方做出行動與決定。」簡單說就是,你希望聽眾在聽你做完簡報之後,帶著什麼樣的想法離開?例如基金說明會的目的可能是「顧客決定下單」;部門會議簡報的目的則可能是「主管對A議題做出決策」。由此可見,清楚掌握自己期待聽眾產生什麼樣的反應,將決定簡報的內容呈現。

 

只不過在實務上,「簡報本身」與「簡報目的」經常被混為一談。天野舉例,每當她詢問客戶希望得到什麼樣的結果時,許多人都會回答,「我希望在○人面前,針對△主題發表□分鐘的簡報。」在她聽來,這只是著重於簡報的「發表」,完全忽略了簡報所欲達成的「結果」。

 

「一場簡報如果最後只得到一句『謝謝你精彩的說明』,是不具任何意義的,」天野強調。

 

想釐清簡報目的,《成功簡報》一書作者珍妮佛.羅騰多(Jennifer Rotondo)建議,可先自問「我為什麼要做這次簡報」,答案中必須包含兩個部分:

 

1.主題:簡報究竟是什麼?(What)
必須釐清簡報的主題(包括範疇與深度),例如是建議重新編寫員工手冊,或是調整對於新產品負面報導的應對方法;也必須確認有哪些事物不應出現於簡報中,例如尚未定案的產品開發計畫,或預算規畫案。

 

2.原因:為什麼要做簡報?(Why)
簡報者必須想清楚自己究竟期望做些什麼,是提供聽眾資訊、說服他們同意某事,或是激發他們採取某些行動?珍妮佛認為,簡報目的中的「原因」常常比「主題」更重要,也是避免簡報成為資料堆砌的關鍵。無法掌握簡報主軸,簡報架構便很容易失焦。

 

 

對象確認:

知道對方是誰,了解對方要什麼

對很多人來說,確認簡報的對象,似乎是多此一舉。問題是,「知道」並不等於「了解」,珍妮佛提醒,簡報者必須掌握「聽眾對你的簡報主題到底了解多少」,以及「他們又為什麼需要多知道一點」。

 

天野暢子也認為,簡報者如果不知道「對方對什麼事物有所期待」,就無法決定該採用何種說服方法,因為即使是傳達相同的內容,對象是商業人士或學生,用語就會有所差別;而同為商業人士,面對基層員工與高階主管時,簡報方式也大為不同。

 

因此,對象確認的第一步就是「了解聽眾特性」,包括簡報對象的人數、性別、年齡層、知識水準、職位,甚至是背後決策者的期望與嗜好等等,以便找出符合聽眾需求的簡報內容與風格。

 

第二步則是「理解對方需求」,揣測對方可能會考量的面向或重點,然後在簡報中加入足以說服對方的說明。

 

時間確認:

剩多少時間,決定簡報製作方式

「沒有確實掌握離截止交件還有多少時間,就無法決定簡報的製作方法,」天野暢子說明,只有半天準備時間的簡報檔案,和擁有一天、一周、一個月時間的簡報檔案,製作方法完全不同。道理很簡單。如果交件時間是在數小時後,就只能套用舊資料、換掉專有名詞和日期,或每頁僅以一行文字說明訴求重點;擁有一天以上製作時間的簡報檔,則可在既有資料中加入其他數據,或重新繪製圖表;時間更長者,甚至可召集相關人員重新調查統計,製作全新的簡報檔。

 

所以就算對方只丟下一句「很急」或「盡快」,也務必要確認「到底是下午就要?明天才要?或是一周後再給也可以?」以免發生圖像完成,文字說明卻草草了事,或來不及準備佐證資料等情形。

 

事前準備工作的確實執行,是成功簡報的基石。上台前多花點時間思考「自己要什麼」與「對方要什麼」,才能提升簡報內容一語中的機率,讓簡報發揮最大效力。

 

 【整理‧撰文/謝明彧 編輯/齊立文】

【完整內容請見《經理人月刊》七月號】

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