花形商事.jpg 

日本前首相小泉純一郎的長子小泉孝太郎,於2009年主演夏季日劇「客服中心的戀人」,描述男主角原本服務於「花形商事」總部的商品企劃,因得罪購物台女主持人,被調職到偏遠地區的「電話客服中心」(Call Center),處理電視購物頻道定、退貨的抱怨電話。

     為了兼顧成本競爭與服務品質,很多企業都成立Call Center服務顧客,由於不需直接與客戶面對面,往往設於地價、勞動力均低廉的地段,前述日劇花形商事的Call Center,便設置於離東京郊外3小時車程的千葉縣勝浦市,被描繪成交通極為不便的鄉下。

     放眼全球諸多企業,甚至跨越國界設立電話客服中心,像美國的商家繞過半個地球把Call Center設於印度,台灣的業者看準華語的共通性,把Call Center設於中國。

     撙節成本的方法,還有將一些例行性的功能外包,諸如簡單問題及目錄詢問,透過自動化的服務流程,讓顧客可以自助服務,如使用自動語音系統轉帳,繳信用卡的消費款。

     不過,行銷專家西斯(Peter F. Theis)在《直效行銷》(Direct Marketing)雜誌指出,企業必須注意這些措施是否真能「在同樣顧客滿意程度下,達到減少成本的效果」。千萬別因減少了某部門的成本,卻增加了其他成本,故而在做法上要整體考量顧客,從每通電話感受到的價值。

     首先,需減少客服人員重複詢問顧客疑惑的機會,以便接聽更多電話。若需轉接電話,務必弄清楚顧客的困擾,確實傳遞給下一位客服人員,讓後者就不必重新費時探詢。

     在日本,接手的客服人員會說明:「電話已被轉接」,好讓客戶得知聽筒另一端的溝通者已換人,有心理準備。

     可惜,台灣很少業者注意這個細節,成了電話服務的致命傷。如果一時不克解決客戶的疑難雜症,應主動記下他的問題與聯絡方式,再請專業人員處理,既省下可觀時間成本,又不會讓電話另一端的顧客煩躁。

     至於自動語音系統的建置,很多企業會列出顧客常遇到的問題,讓顧客在電話九宮鍵上自行按選。結果是由預先錄好的「數位人聲」報告層層選項,這種做法對企業方便,卻缺乏彈性、浪費時間,反而易使顧客失去耐性,落得寧願找專人服務,相對增加商譽掃地的風險。

     有則諷刺信用卡中心電話服務的笑話,是這麼說的:感謝您的來電,抱怨請按1,道歉請按2,如果您想聽我們的解釋請按3,想延伸信用額度請直接掛斷。另外,如果您想給這個電話語音設計者一道電擊,請按4。

     多麼勁爆的一段話!簡直說出了客戶的心聲。雖說是電話服務,仍需秉持消費者導向的經營觀點,憑藉「民之所欲,常在我心」,才能真正減少成本,增加效率。(本文作者為育達商業科技大學行銷與流通管理系副教授)

 

  • 2010-09-02
  • 工商時報
  • 【劉典嚴】
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